Soirées de fin d'année : les grandes salles se réservent souvent six mois à un an à l'avance. Parlons de votre événement
Quatre temps, un interlocuteur, et à chaque étape un document que vous pouvez montrer à votre direction. C'est ainsi que nous préparons nos festivals, et c'est ainsi que nous préparerons votre événement.
Un événement réussi ne tient pas à l'improvisation du soir. Il tient à des décisions prises dans le bon ordre : la date avant la salle, la salle avant le traiteur, le déroulé avant la technique. Quand cet ordre est respecté, le jour J n'est plus qu'une exécution, et les imprévus restent petits.
Nous travaillons de la même façon depuis 2019, sur des festivals qui accueillent des milliers de visiteurs par édition. La méthode qui suit en est la version pour les entreprises.
Ce qui se passe : un premier échange, au téléphone ou chez vous, pour comprendre pourquoi vous organisez cet événement, pour qui, à quelle date, avec quelle enveloppe. Nous posons les questions qui fâchent tout de suite : le nombre réel d'invités, ce qui est négociable et ce qui ne l'est pas.
Ce que vous recevez : une note de cadrage d'une ou deux pages, qui reformule votre objectif, vos contraintes et une première estimation du budget. C'est elle qui sert de base au devis.
Ce qui se passe : nous cherchons et réservons la salle, consultons les prestataires, faisons les visites techniques, puis écrivons le déroulé avec vous. Vous validez chaque choix important, nous gérons le reste.
Ce que vous recevez : le budget détaillé poste par poste, le rétroplanning avec les dates de chaque décision, puis le déroulé minuté de l'événement. Un point régulier vous tient au courant, sans que vous ayez à relancer.
Ce qui se passe : nous arrivons avant tout le monde et repartons après tout le monde. Montage, réglages, accueil des prestataires, coordination de la soirée à l'heure près, démontage. Chaque point sensible a son plan B, préparé à l'avance.
Ce que vous recevez : une soirée que vous vivez avec vos invités, au lieu de la gérer.
Ce qui se passe : dans les jours qui suivent, nous revenons sur l'événement avec vous : ce qui a marché, ce qui peut changer, ce que les invités en ont dit.
Ce que vous recevez : un bilan écrit, avec les dépenses réelles face au budget prévu. Il devient la mémoire de votre événement : l'année suivante, on ne repart pas de zéro.
Ce qui fait varier le plus un budget : le nombre d'invités, le type de repas, la salle et sa date, le niveau de technique et la présence d'un spectacle. Un vendredi de décembre, par exemple, est la date la plus demandée de l'année.
La salle décide de presque tout : la date possible, le nombre d'invités, le type de repas, la technique à prévoir, et une bonne part du budget. C'est aussi la première chose à réserver, et la plus difficile à obtenir pour une grande jauge.
Chacun de nos festivals se prépare avec l'équipe du lieu qui l'accueille, souvent un parc des expositions. Nous connaissons leurs capacités, leurs contraintes techniques et leurs calendriers. Pour votre événement, nous savons quelle salle convient à votre nombre d'invités, et à qui nous adresser pour l'obtenir.
« J'ai eu l'occasion de mettre en place 3 événements avec JCK Production pour le centre commercial Aushopping Le Mans. Une organisation bien ficelée, une équipe compétente et passionnée […] »
Pour chaque point sensible, une solution est décidée à l'avance : un intervenant en retard, une panne de son, une météo qui empêche l'extérieur. Le jour J, personne ne cherche, on applique.
Capacité de la salle, issues de secours, équipe de sécurité, accueil des invités, retour en fin de soirée : tout se prépare en amont avec le lieu. Nous le faisons à chaque festival, pour des milliers de personnes.
Les honoraires d'une agence dépendent de l'ampleur de l'événement et de ce qui lui est confié. Chez JCK Production, vous ne recevez pas un forfait opaque : le devis détaille chaque poste, à partir de l'enveloppe que vous nous indiquez.
Parce qu'un grand événement demande des semaines de coordination, un carnet de prestataires et une expérience des imprévus que peu d'entreprises ont en interne. L'agence vous rend ce temps, négocie avec des prestataires qu'elle connaît et porte la responsabilité du déroulé.
Pour plus de 100 invités, comptez idéalement six mois, dont l'essentiel sert à obtenir la salle et les prestataires à la bonne date. Le cadrage prend quelques jours, la préparation quelques semaines à quelques mois, le bilan une semaine.
Oui, si la salle est déjà réservée ou si une partie des prestataires est choisie, nous partons de ce qui existe. Nous vérifions d'abord que les engagements déjà pris tiennent la route, puis nous complétons.
Nous revoyons le budget et le déroulé avec vous avant toute nouvelle dépense. Les conditions d'annulation et de report de chaque prestataire, salle comprise, figurent dans le devis : vous les connaissez avant de signer.
Un échange d'une demi-heure suffit pour savoir si votre projet et notre méthode vont ensemble. Nous vous rappelons sous 48 heures.
